7 způsobů jak (ne)zabít projekt – 1. SMART projekt
Projekt – kdo z nás už se nepodílel na nějaké formě projektu. Děti ve škole už neobtiskují listí, ale dělají „projekt podzim“. V televizi sledujete reality show, v které si lidé neopravují byty, ale mají „projekt rekonstrukce“. V zaměstnání se to projekty jen hemží, čím větší firma, tím více projektů…
Definice podle ISO říká, že: Projekt je časově ohraničená a ucelená sada činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního. Projekt je třeba určitým způsobem řídit.
Wow, na to, že jde o definici, to nezní až tak špatně! Ale ruku na srdce, kolik procent projektů, kterými jste prošly, skončily podle očekávání? A v kolika procentech případů jste na průběh a výsledek projektu nadávali? Nebo se vám dokonce stalo, že jste po projektové zkušenosti dostávali vyrážku, pokud jste znovu uslyšeli slovo „projekt“.
Pojďme se podívat na některé kritické okamžiky projektů a na to, jak je nejen přežít, ale navíc si celý projekt užít!:-)
1.Problém : Cíl je na vodě – není SMART
Často se mi u klientů, kteří chtějí ve své firmě „něco zlepšit“ stává, že nedostanu odpověď na základní otázku: „Pane majiteli, jaký máte cíl s firmou, kterou už dvacet let budujete?“. Většinou nastane ticho, ti rychlejší začnou blekotat něco o tom, že by firmě měla fungovat tak nějak jako posledních dvacet let…. Ti upřímní si vezmou čas na rozmyšlenou a po víkendu říkají, že tak těžkou otázku ještě neřešili.
Jiný příklad. Do vašeho obýváku se vetře pojišťovák a chce vám vnutit nějaký svůj produkt. Životní pojistku, úrazovou pojistku, pojistku pojistek. Dříve nebo později se vás zeptá, kolik byste chtěli mít v důchodu peněz a co byste chtěli na stará kolena dělat nebo mít. Málo kdo má nachystaný seznam cílů seřazený podle priorit. Takže začne dolování informací…výška platů, věk, dluhy, děti, zdravotní komplikace…..
Vyhoďme pojišťováka a pojďme do práce. Je začátek roku a šéf vám vymyslí projekt.
Třeba zavedení informačního systému do vašeho oddělení. Něco ve stylu „Franto, tvoje oddělení nemá ještě ten program, co už mají všude, zaveď to co nejrychleji, ať to má ředitel v pořádku a já z krku“.
Pokud jste v praxi už delší dobu, začínáte cítit, že se na vás valí průser…Proboha, co to zase chce? Co s tím mám dělat? Aha, hlavně ať to má můj šéf z krku a nepojezdí ho ředitel….
Uklidním vás. Pokud dostanete takové zadání, vsadím se s vámi o lahev velmi dobré Riojy, že tento projekt nepoběží hladce, pokud vůbec poběží.
Proč? Projekt nebyl dobře nebo vůbec definován!
Rada: Abyste věděli, co vlastně chcete v projektu dosáhnout je potřeba zkontrolovat, zda cíl, definice, zadání je SMART. Vtipná zkratka „CHYTRÝ“ znamená, že splňuje požadavky vycházející z anglických zkratek pojmů:
S- specifický, konkrétní: „zaveď program“ by mělo být tedy modifikováno například na „zaveď, odlaď a zaškol uživatele v modulu sklad systému SAP v oddělení logistiky“
M – Measurable, měřitelný: když neumíte změřit, zda cíle bylo dosaženo, nemůžete nikdy projekt nikdy dokončit! Jak změříte výsledek tohoto projektu? Třeba „na konci projektu bude 100% příjmů prováděno v systému SAP“
A – Achievable, dosažitelný: Máte nakoupenou licenci SAP? Bude schopen někdo jiný schopen zpracovávat výsledky operací, když mají třeba v účtárně jiný systém Helios?
R- Realistic, realistický: máte zdroje – finanční, časové, lidské, znalostí, abyste tento projekt zvládli? Máte v rozpočtu peníze na počítače, na školení, dokážete poslat všechny skladníky a logistiky na týden na školení? Máte interního školitele? Pokud ne, lahev Riojy vyhrávám já!
T- timed, časově ohraničený: nejčastější a nejvíce podceňované riziko….chci to hned, nebo naopak, není stanoven konec a tak se projekt časem tak nějak rozplizne.
SMART Projekt
Až Vám přijde nadřízený nadělit takový projekt, využijte veškeré své chytrosti a šarmu a vysvětlete mu, co znamená SMART cíl a hlavně, udělejte si dostatečně dost času, abyste mohli týmově, opakuji týmově, cíl správně definovat. Pokud je nějaký jedinec schopen na běžné provozní poradě vygenerovat x cílů za hodinu, velmi pravděpodobně ty cíle nebudou moc chytré tedy smart.
Navrhněte mu svolat k projektu speciální schůzku, kde budete mít aspoň 1-2 cíle ladit ve společnosti 5-10 přemýšlivých lidí (různých zaměření, zkušeností, pohlaví a věku….tady je pestrost nade vše).
Budete potřebovat klidné místo, kus balicího papíru, nebo flipchart, nebo nějaký jednoduchý, ale velmi užitečný program typu projektove.cz
Nadefinujte si, co je cíl (můžete využít prostředí pro tvorbu „myšlenkových map“).
Nastavte si cílový termín (a z něj vycházející začátky a konce podprojektů), k tomu je možné využít Ganttův diagram, jakýsi inteligentní kalendář úkolů a zodpovědností (v programu opět velmi intuitivně nahlédnete).
Nadefinujte si tým lidí, rozpočet (v programu to opět velmi intuitivně dohledáte a zbavíte se poznámek na papíře a jejich přepisování)
V této první části seriálu byla pozornost věnována SMART projektu. V následujících pokračováních bude pozornost věnována analýze zákazníka, data miningu, vedení projektu, týmové práci, propagaci a administraci projektu. Budeme rádi, když připojíte svůj komentáře pod článek, případně sdělíte náměty na další obsah.
Libor Smital
