Tipy na efektivní plánování času v práci
Často můžeme mít pocit, že je toho na nás v práci či podnikání moc. Obzvlášť v situacích, které se potřebují rychle vyřešit. Asi každý zná nenadálé události, které umí znepříjemnit pracovní den. Jsme najednou ve stresu a nevíme, co dřív. Podnikatelé zase často mohou mít pocit, že pracují od rána do noci a výsledky, které mají jiní, se nedostavují. Psychická pohoda také ne. Pokud se pak tyto situace opakují nebo se dokonce stanou pravidelnými, může to mít vliv nejen na naši psychiku a zdraví, ale také na celý náš soukromý život, přátele a rodinu.
Abychom předešli těmto nepříjemným situacím, je potřeba si správně naplánovat náš pracovní den a vytvořit si v něm jisté zásady, které nám pomohou nejen mít více času pro sebe a rodinu, ale také zvládat úkoly, které se objeví neočekávaně a jsou potřeba okamžitě vyřešit.
Time management emailů
Vyhraďte si alespoň 3x denně čas na vyřízení emailů a úkolů s nimi spojených. Pokud podnikáte, podívejte se na svůj email nejlépe třikrát denně. Nejen, že tak efektivněji využijete čas, protože nebudete sedět u emailu a sledovat, jestli náhodou někdo nenapsal, ale zároveň nepropásnete nic důležitého, na co by zákazník nebo zaměstnanec mohl čekat.
Zaměstnancům doporučuji, aby si nastavili náhled na příchozí emaily a viděli tak, které emaily jsou pro ně prioritou a na které nemusí reagovat hned. Zásadou u podnikatelů i zaměstnanců by měla být vyčištěná emailová schránka, když odcházejí domů. Nemusíte mít všechny úkoly vyřešeny, ale na základě přečtení všem mailů si můžete naplánovat úkoly na další dny a jít tak domů s čistou hlavou.
Time management schůzek
Asi všichni vědí, že schůzky s klienty je dobré plánovat tak, aby byly v jeden den blízko u sebe a nemuseli jsme tak ztrácet čas cestováním sem a tam. Tematicky podobné schůzky (prezentace apod.) je zase vhodné si naplánovat na jeden den, i když budou trochu dál od sebe. Ušetříte tak čas, který byste ztratili hledáním a chystáním podkladů. Všechny schůzky si plánujte dopředu do nějakého programu, který si můžete kdykoliv zkontrolovat, případně si tam nastavit i upomínky.
Když plánujete schůzku a víte, že z ní budete muset udělat ještě nabídku nebo nějakou administrativu s tím spojenou, naplánujte si i tuto činnost dopředu do svého programu. Potěšíte tím nejen svého zaměstnavatele, ale i klienta, kterému budete moct říct ihned termín. Nestane se Vám tak, že nebudete stíhat tvořit reporty a slibovat termíny, které se nedají dodržet.
Time management úkolů
Určitě to znáte: Pracujete na důležitém úkolu a do toho zvoní telefony, chodí emaily a kolega přišel na nový nápad, který zní dobře. Úkol, na kterém pracujete, jste už stokrát odložili a znovu se k němu vracíte. Nejen že nám pak daná činnost trvá o dost déle, ale ani se na ni plně nesoustředíme, a tak je efektivita práce na bodu mrazu. Proto bychom se měli naučit si sednout k jedné věci a nenechat se co možná nejvíc rozptylovat. Pokud přijde někdo s prosbou či nápadem, nebojte se mu říct, aby počkal. Stačí říct, aby počkal, že za chvíli přijdete nebo se ozvete. Dodělejte v klidu svou věc a věnujte se naplno vždycky jen jedné věci. Psychice se uleví a efektivita práce i času velmi stoupne.
Time management pracovního dne
Posledním, a podle mě nejdůležitějším typem time managementu, je „neplánovat si veškerý pracovní čas na 100%“. Nebojte se naplánovat si klidně jen 60% času, který trávíte v práci. Nebojte se plánovat si volnější dny. Náhlé úkoly, situace a nutnost řešení se mohou objevit kdykoliv. Když se v práci či podnikání vyskytne cokoliv k řešení nebo nastane chyba, budete schopni ji rychle a bez stresu vyřešit. Nejen že se vyhnete časovému tlaku, ale potěšíte svou obratností zákazníka i zaměstnavatele.
Plánování času není jednoduchá záležitost, ale umět si plánovat čas je zcela zásadním kritériem pro efektivní a kvalitní výsledky v práci, podnikání i osobním životě.
Aneta Gregorová
